Cara Membuat Laporan Keuangan Sederhana untuk UMKM dan Penjual Online (dengan Template)
Laporan keuangan sederhana untuk penjual online cukup tiga catatan: catatan transaksi harian, laporan laba rugi bulanan, dan catatan stok. Dengan tiga catatan ini Anda tahu berapa omzet untuk pajak, berapa untung yang sebenarnya setelah biaya marketplace, dan produk mana yang layak ditambah stoknya.
Catatan omzet bulanan juga Anda perlukan untuk pajak: penjual orang pribadi dengan omzet sampai Rp500 juta setahun tidak kena PPh, dan di atas itu tarifnya 0,5% dari omzet. Lihat Pajak UMKM dan Jualan Online.
Pisahkan uang usaha dan uang pribadi
Langkah pertama sebelum mencatat apa pun: pakai rekening terpisah untuk usaha. Tarik dana penjualan marketplace ke rekening usaha, dan bayar diri sendiri dengan "gaji" tetap ke rekening pribadi. Tanpa ini, laporan apa pun akan berantakan.
1. Catatan transaksi harian
Satu baris untuk setiap uang masuk dan keluar. Kolom yang cukup:
| Tanggal | Keterangan | Kategori | Masuk | Keluar |
|---|---|---|---|---|
| 1 Okt | Pencairan dana Shopee | Penjualan | Rp2.450.000 | |
| 2 Okt | Beli 50 kaos dari konveksi | Pembelian stok | Rp1.750.000 | |
| 2 Okt | Plastik kemasan dan label | Kemasan | Rp75.000 | |
| 3 Okt | Isi saldo iklan Shopee | Iklan | Rp100.000 |
Kategori yang disarankan: Penjualan, Pembelian stok, Kemasan, Ongkos kirim, Biaya marketplace, Iklan, Gaji, Sewa, Listrik dan internet, Lain-lain.
Tips untuk penjual marketplace: jangan hanya mencatat uang yang cair. Unduh laporan penghasilan dari Seller Centre setiap bulan. Di situ terlihat harga jual, biaya administrasi, biaya proses pesanan, dan biaya program untuk setiap pesanan. Dari laporan itu Anda bisa mencatat penjualan kotor dan biaya marketplace secara terpisah.
2. Laporan laba rugi bulanan
Ringkas catatan harian menjadi satu laporan per bulan:
Penjualan kotor
- Retur dan diskon yang Anda tanggung
= Penjualan bersih
- HPP (biaya barang yang terjual)
= Laba kotor
- Biaya marketplace (admin, proses pesanan, program)
- Iklan
- Kemasan dan ongkos kirim yang Anda tanggung
- Gaji, sewa, listrik, internet
= Laba bersih sebelum pajak
- Pajak (PPh final 0,5% jika omzet sudah lewat Rp500 juta setahun)
= Laba bersih
Contoh bulan September:
| Pos | Nilai |
|---|---|
| Penjualan kotor (120 kaos x Rp79.000) | Rp9.480.000 |
| Retur 2 kaos | (Rp158.000) |
| Penjualan bersih | Rp9.322.000 |
| HPP (118 kaos x Rp38.000) | (Rp4.484.000) |
| Laba kotor | Rp4.838.000 |
| Biaya administrasi 10% | (Rp932.200) |
| Biaya proses pesanan (118 pesanan x Rp1.250) | (Rp147.500) |
| Iklan | (Rp600.000) |
| Kemasan | (Rp177.000) |
| Internet | (Rp150.000) |
| Laba bersih sebelum pajak | Rp2.831.300 |
Margin bersih bulan ini: Rp2.831.300 dibagi Rp9.322.000 = 30,4%. Cara menghitung HPP ada di HPP Adalah, dan arti margin ada di Margin Adalah.
Dalam contoh ini penjual belum membayar pajak penghasilan, karena omzet setahunnya diasumsikan masih di bawah Rp500 juta.
3. Arus kas: uang ada di mana
Laba di atas kertas belum tentu uang di rekening. Dana marketplace cair beberapa hari setelah pesanan selesai, sementara stok harus dibeli di depan. Catat setiap akhir bulan:
| Pos | Nilai |
|---|---|
| Saldo rekening usaha awal bulan | |
| + Uang masuk (pencairan marketplace, transfer pembeli langsung) | |
| - Uang keluar (stok, iklan, gaji, biaya lain) | |
| = Saldo akhir bulan | |
| Dana marketplace yang belum cair | |
| Nilai stok di gudang |
Jika laba Anda positif tetapi saldo terus turun, biasanya uangnya tertahan di stok yang belum laku atau di dana yang belum cair.
4. Catatan stok
| Produk | Stok awal | Masuk | Terjual | Stok akhir | HPP per unit | Nilai stok akhir |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kaos hitam M | 40 | 50 | 62 | 28 | Rp38.000 | Rp1.064.000 |
Catatan stok membantu tiga hal: menghitung HPP bulanan, mencegah pembatalan pesanan karena stok habis (yang dikenai poin penalti Shopee), dan melihat produk yang lambat terjual.
Rutinitas bulanan (30 menit)
- Unduh laporan penghasilan dari Seller Centre setiap marketplace
- Cocokkan dengan catatan harian dan mutasi rekening usaha
- Hitung stok akhir
- Isi laporan laba rugi dan arus kas
- Catat omzet bulan ini dan omzet kumulatif tahun ini untuk pajak
- Lihat tiga produk dengan laba terbesar dan tiga dengan laba terkecil, lalu putuskan stok dan promo bulan depan
Alat yang bisa dipakai
- Spreadsheet (Google Sheets atau Excel) dengan empat tab: Transaksi, Laba Rugi, Arus Kas, Stok. Cukup untuk kebanyakan penjual kecil
- Aplikasi pencatatan keuangan UMKM jika transaksi Anda sudah banyak atau Anda punya karyawan
- AI seperti ChatGPT, Gemini, atau Claude untuk membantu membuat rumus spreadsheet, misalnya: "Buatkan rumus Google Sheets untuk menjumlahkan kolom Keluar berdasarkan kategori dan bulan"
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Bagaimana cara membuat laporan keuangan sederhana untuk UMKM? Catat semua transaksi harian dengan kategori, ringkas menjadi laporan laba rugi setiap bulan, catat saldo kas, dan catat stok awal dan akhir.
Apa saja isi laporan laba rugi? Penjualan bersih, dikurangi HPP menjadi laba kotor, lalu dikurangi biaya operasional seperti biaya marketplace, iklan, kemasan, dan gaji menjadi laba bersih.
Apakah penjual online wajib membuat laporan keuangan? Untuk pajak, Anda perlu mencatat omzet setiap bulan agar tahu kapan omzet melewati Rp500 juta setahun dan berapa pajak yang harus dibayar. Laporan laba rugi juga membantu Anda tahu apakah usaha benar-benar untung.
Kenapa untung tetapi uang tidak ada? Biasanya uang tertahan di stok yang belum laku atau dana marketplace yang belum cair. Itu sebabnya perlu mencatat arus kas, bukan hanya laba.
Apakah biaya admin marketplace dicatat sebagai biaya? Ya. Catat penjualan kotor dan biaya marketplace secara terpisah dari laporan penghasilan Seller Centre, supaya Anda tahu berapa persen omzet yang terpakai untuk biaya marketplace.